Matriz de Eisenhower
Tener una gran cantidad de tareas pendientes puede ser algo agobiante y llevarnos al bloqueo. La matriz de Eisenhower es una herramienta útil para distinguir la importancia de cada una de ellas y así mantener la productividad.
A menudo, tener una extensa lista de tareas pendientes puede generar una sensación de falta de control, llegando incluso a bloquearnos y no saber por dónde comenzar.
Esta situación es aplicable a diversas áreas, ya sea en lo laboral, lo académico, en el hogar o hasta en nuestro ámbito personal.
Incluso las tareas más simples pueden acumularse y llevarnos a un punto de estancamiento que impida nuestro progreso.
Es necesario establecer prioridades
“¿Por dónde comienzo?” Es una cuestión que, aunque parece sencilla, es fundamental para dirigirse hacia un objetivo claro.
Con frecuencia, asumimos un cúmulo de obligaciones y demandas sin discernir lo que realmente tiene valor y sin establecer prioridades.
Según la psicóloga Laura Palomares, de Avance Psicólogos, esta sobrecarga y autocrítica pueden ser algunas de las causas del estrés cotidiano.
Cuando la presión excede ciertos límites, las actividades que realizamos dejan de ser gratificantes y perdemos la motivación.
Esto puede incluso generar ansiedad, que, en sus niveles más severos, se manifiesta como parálisis y genera bloqueos.
Por lo tanto, es crucial aprender a clasificar la relevancia de nuestras tareas y organizarlas en función de su prioridad.
Una estrategia para distinguir entre lo urgente y lo importante
Lo urgente siempre debe ser priorizado, pero a menudo resulta complicado identificarlo de inmediato.
Según la psicóloga, el primer paso para liberarnos del agotamiento mental que provoca la acumulación de tareas, es aprender a priorizar las más urgentes y aquellas que no entorpezcan al resto.
Ella asegura que, una vez que se abordan y resuelven estas tareas, lo demás se desarrolla y completa de forma más tranquila.
La matriz de Eisenhower se enfoca en una planificación estructurada según la prioridad de las tareas pendientes.
“Este método clasifica las obligaciones según factores como su urgencia, su relevancia, cuáles se pueden delegar y cuáles son innecesarias”, añade Palomares.
De este modo, la matriz de Eisenhower se ha vuelto una herramienta muy utilizada por aquellos que desean optimizar su productividad diaria.
Su popularidad se debe a que es bastante efectiva y fácil de implementar.
Contribuye a organizar el tiempo y las actividades de forma coherente, lo que simplifica el trabajo y produce una sensación de orden mental y equilibrio.
¿Cómo comenzar a implementar esta técnica?
Si eres un entusiasta de las listas de tareas o ‘to do lists’ (sin llegar a ser excesivo, por supuesto), el primer paso te gustará.
Consiste en anotar todas las tareas pendientes, lo que permitirá que nuestra mente tenga más espacio.
Incluso puede sorprendernos descubrir que no tenemos tantas cosas por hacer como nuestra mente nos había hecho creer.
Mantener estas tareas en nuestra cabeza suele generar más estrés del que realmente representan.
Una vez que las hemos anotado, el siguiente paso es separar las tareas urgentes de aquellas que, aunque son importantes, necesitan ser planificadas con antelación.
A continuación, identificamos aquellas que podemos delegar y las que se pueden desechar y eliminar.
Además, existen plantillas que facilitan la organización de estas tareas, permitiéndonos visualizarlas de manera rápida y clara.
Utilizando una matriz de cuatro categorías (urgente, no urgente, importante y no importante), seremos capaces de clasificar nuestras actividades.
Identificar esto, nos permitirá llevar a cabo nuestras actividades de manera organizada y tranquila, lo que nos ayudará a evitar el agobio y la saturación a la hora de trabajar.
Por otro lado, lo que consideramos importante también puede ser urgente, ya sea por razones temporales o porque facilite la realización de las demás tareas.
Quizás requiera una planificación anticipada y no deba resolverse de inmediato, por lo que es esencial prever los pasos necesarios para su correcta ejecución.
Considerar esto nos permitirá jerarquizar y proceder con mayor eficiencia, menos esfuerzo y menor riesgo de equivocarnos.
Descubre la técnica que mejor se adapte a ti
La matriz de Eisenhower es solo una de las múltiples estrategias de planificación que existen.
“Cualquier técnica que nos brinde equilibrio mental y sensatez al enfrentar nuestras tareas será un método eficaz”, señala la psicóloga.
Algunas veces, simplemente marcar las tareas que ya hemos completado puede resultar liberador y aportar tranquilidad a nuestra mente.
Existen diversas maneras de aliviar nuestra carga mental.
Por ejemplo, “abordar primero las tareas que nos causan inquietud o estrés, para luego realizar el resto con más calma, localizar las que estamos aplazando porque nos parecen difíciles o desagradables y darles prioridad en nuestra lista, así como detectar las que nos dificultan avanzar o en las que necesitaremos apoyo”, aconseja la psicóloga.
Sin embargo, uno de los aspectos más destacados de la técnica de Eisenhower es la habilidad de clasificar nuestras tareas pendientes según su urgencia e importancia, lo que nos ayuda a minimizar los bloqueos mentales que obstaculizan nuestra productividad.
“Tienes que decidir cuál es tu máxima prioridad y tener el coraje de decir no a otras cosas.“